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PVS-Auswahl & Zertifizierung

PVS-Auswahl und Zertifizierung: Das richtige System wählen

Sie planen einen PVS-Austausch. Ein Anbieter verspricht: „Wir haben die beste Benutzeroberfläche, niedrigere Kosten und einen persönlichen Support vor Ort." Ein anderer: „Wir sind seit 20 Jahren am Markt und Cloud-basiert." Welches System wählen Sie?

Die KBV-Zertifizierung als Pflicht

Das ist die erste und wichtigste Anforderung: Das PVS muss von der KBV (Kassenärztliche Bundesvereinigung) zertifiziert sein.

Was bedeutet das? Die KBV hat Anforderungen für die Funktionalität, Sicherheit und Zuverlässigkeit von PVS-Systemen. Ein zertifiziertes System erfüllt diese Standards. Es kann medizinische Daten korrekt speichern, die TI-Anbindung funktioniert, Sicherheitsstandards werden eingehalten.

Wenn Sie ein nicht-zertifiziertes System nutzen, riskieren Sie:

  • Honorarforderungen der KV (weil die Abrechnung fehlerhaft sein könnte)
  • Vertragsprobleme (Sie erfüllen die Anforderung von Vertragsarzt nicht)
  • Datenschutz-Probleme (Ohne Zertifizierung können Standards verletzt sein)

Das Mittel zum Schutz: Bevor Sie ein PVS auswählen oder austauschen, prüfen Sie die KBV-Zertifizierung. Es gibt eine offizielle Liste auf der KBV-Website. Nur Systeme dieser Liste sind akzeptiert.

Merksatz: Keine KBV-Zertifizierung = Nicht verhandlungsfähig. Das ist nicht optional.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

1. TI-Kompatibilität und Aktualität.

Das PVS muss die Telematikinfrastruktur unterstützen – eRezept, eAU, KIM, ePA. Es muss nicht nur heute unterstützen, sondern auch in den nächsten 5 Jahren. Fragen Sie den Anbieter:

  • "Welche TI-Dienste unterstützen Sie aktuell?"
  • "Welche sind in Entwicklung?"
  • "Was ist Ihre Roadmap für die nächsten 3 Jahre?"

Ein PVS, das nur eRezept unterstützt, aber eAU noch per Papier erfordert, ist veraltet. Ein PVS, das KIM noch nicht integriert hat, ist nicht zukunftsfähig.

2. Update-Versprechen und Frequenz.

Fragen Sie: "Wie oft werden Updates eingespielt?" Ideal ist monatlich oder quartalsweise. Ein PVS, das nur alle 6-12 Monate ein Update bekommt, ist langsam in der Innovation und Sicherheit.

Auch wichtig: "Wie lange ist eine alte PVS-Version noch supported?" Manche Anbieter stoppen Support nach 2 Jahren. Das kann problematisch sein, wenn Sie ein Update verpassen.

3. Vertragslaufzeit und Exit-Strategie.

Vorsicht vor Langzeitverträgen (5+ Jahre ohne Kündigungsmöglichkeit). Besser sind kurze Verträge (1-3 Jahre) mit jährlicher Verlängerung. Das gibt Ihnen Flexibilität.

Wichtig: Was passiert, wenn Sie kündigen wollen?

  • Können Sie Ihre Daten exportieren?
  • In welchem Format? (XML, Standard-Datenbank oder proprietär?)
  • Wie lange dauert der Export?
  • Kostet der Export extra?

Das ist der "Vendor Lock-in" Problem: Manche Anbieter machen es schwer, Ihre Daten zu nehmen und zu einem anderen System zu gehen. Das sollten Sie verhindern.

4. Datenexport und Dateneigentum.

Ihre Patientendaten gehören Ihnen, nicht dem Software-Anbieter. Das ist rechtlich klar. Aber vertraglich sollte das auch stehen.

Fragen Sie: "Kann ich meine gesamte Datenbank jederzeit in einem Standard-Format exportieren?" Die Antwort sollte "Ja, natürlich" sein. Wenn der Anbieter das ablehnt oder erschwert, ist das ein rotes Licht.

5. Wartungsvertrag und Service Level Agreement (SLA).

Ein SLA definiert, wie schnell der Support reagiert und wie verfügbar das System sein soll. Typisch:

  • "Support-Anruf wird innerhalb 4 Stunden beantwortet."
  • "Systemverfügbarkeit von mindestens 99,5% pro Monat."
  • "Bei kritischen Bugs: Hotfix innerhalb 24 Stunden."

Überprüfen Sie, dass das SLA Ihre Anforderungen erfüllt. Für eine Praxis mit 5 Ärzten ist ein 99,5%-SLA oft ausreichend. Für eine größere Praxis könnte 99,9% notwendig sein.

6. Hosted vs. On-Premise – Die kritische Entscheidung.

On-Premise: Das PVS läuft auf Ihrem Server in der Praxis. Sie haben Kontrolle, Sie speichern die Daten lokal. Der Vorteil: Maximale Kontrolle. Der Nachteil: Sie sind verantwortlich für Sicherung, Updates, Hardware.

Hosted / Cloud: Das PVS läuft auf den Servern des Anbieters. Die Daten sind in einer Remote-Cloud. Der Vorteil: Der Anbieter kümmert sich um Backups und Updates. Der Nachteil: Sie sind abhängig von der Internet-Verbindung und vom Anbieter.

Für kleine Praxen ist Hosted oft praktischer (weniger Verwaltungsaufwand). Für größere Praxen ist On-Premise oft besser (mehr Kontrolle). Aber das ist eine Geschäftsentscheidung.

Wichtig: Falls Sie sich für Hosted entscheiden, prüfen Sie: - Wo sind die Server? (Deutschland ist besser für Datenschutz.) - Wie gut ist die Internet-Verbindung? - Was ist der Fallback, wenn das Internet weg ist?

Merksatz: On-Premise = Ihre Kontrolle, Ihre Verantwortung. Hosted = Anbieter-Kontrolle, Internet-Abhängigkeit.

Die Transition: Wechsel von einem System zum anderen

Wenn Sie das PVS wechseln, ist das ein großes Projekt. Plan im Voraus:

  1. Parallelbetrieb: Einige Zeit (oft 1-2 Wochen) laufen beide Systeme parallel. Im alten System dokumentieren Sie noch, das neue System wird befüllt und getestet.
  2. Datenmigration: Die Altdaten werden aus dem alten System exportiert und in das neue importiert.
  3. Test-Phase: Intensives Testen, ob alle Daten korrekt übertragen sind, ob die Termindaten passen.
  4. Stichtag: An einem Freitag wechselt man zum neuen System. Ab Montag läuft alles nur noch im neuen System.
  5. Nachbetreuung: Die erste Woche nach dem Wechsel sind die kritischen Tage. Der Support des neuen Anbieters sollte vor Ort oder per Hotline verfügbar sein.

Das kostet Zeit und oft auch Geld. Aber es ist notwendig, um einen sauberen Übergang zu schaffen.

Checkliste: PVS-Auswahl und Zertifizierung

  • Das neue/aktuelle PVS ist KBV-zertifiziert – ich habe das auf der KBV-Website überprüft.
  • Das PVS unterstützt alle aktuellen TI-Dienste (eRezept, eAU, KIM, ePA).
  • Der Anbieter hat eine klare Roadmap für zukünftige TI-Updates.
  • Updates werden mindestens vierteljährlich eingespielt.
  • Der Vertrag hat eine kurze Laufzeit (1-3 Jahre) mit jährlicher Verlängerungsoption.
  • Ich kann meine Daten jederzeit in einem Standard-Format exportieren.
  • Das Service Level Agreement (SLA) erfüllt meine Anforderungen (Verfügbarkeit, Support-Zeiten).
  • Falls Cloud-basiert: Die Server stehen in Deutschland oder der EU.
  • Falls Cloud-basiert: Es gibt einen Fallback, wenn das Internet ausfällt.
  • Falls On-Premise: Ich bin verantwortlich für Backups, Updates, Hardware – und habe einen Plan dafür.
  • Der PVS-Anbieter bietet Schulung für die Mitarbeiter an.
  • Ich habe einen Wechsel-Plan, falls ich später das System austauschen muss.